Nervt Sie das auch, wenn Ihre E-Mail unbeantwortet bleibt und Funkstille herrscht? Ist die Nachricht etwa nicht angekommen (sehr unwahrscheinlich), fehlt die Zeit zum Beantworten (eher wahrscheinlich), oder ist die Person abwesend oder in den Ferien (sehr wahrscheinlich)?
Wer gerade viel um die Ohren hat, sollte sich trotzdem die Zeit nehmen, den Empfang der E-Mail kurz zu bestätigen und einen Termin zu nennen, bis wann die Anfrage beantwortet werden kann. Ist man länger als einen Tag weg, ist die Einrichtung einer Abwesenheitsmeldung ein Muss. Das gilt übrigens auch für Teilzeitmitarbeitende, welche nur an bestimmten Tagen anwesend sind.
In eine Abwesenheitsmeldung gehören zwingend das Rückkehrdatum und die Stellvertretung samt Kontaktangaben. Eine andere Möglichkeit ist, die E-Mail direkt an die Stellvertretung weiterzuleiten. Dies muss dann so vermerkt werden.
Praktisch sind einheitliche Vorlagen, welche allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Brauchen Sie Unterstützung bei der Erarbeitung? Gerne unterstütze ich Sie dabei.
Toller Blogpost 🙂
Wie könnte eine originelle und doch professionelle Ferienabwesenheitsmeldung aussehen?
Lieber Josua
Ich würde es kurz und bündig und sachlich handhaben. Humor kann immer falsch verstanden werden.
Etwa so:
—
Guten Tag und besten Dank für Ihre Nachricht
Ich bin ferienhalber abwesend und erst wieder am 21.07.2020 erreichbar.
Sie mögen nicht so lange warten? Meine Stellvertretung, Daniela Meier, daniela.meier@XXX.ch, hilft Ihnen sehr gerne weiter.
Besten Dank für Ihr Verständnis
Freundliche Grüssen
XXX
—
Um dir mehr Luft zu verschaffen nach der Ferienrückkehr, kannst du das Rückkehrdatum in der Abwesenheitsnotiz auf zwei oder drei Tage nach dem tatsächlichen Rückkehrdatum am Arbeitsplatz verlegen. Mit dem nach hinten verlegten Wiedereintritt in die Arbeit verschaffst du dir einen Puffer, der dafür sorgt, dass in den ersten Tagen nach der Rückkehr nicht sofort neue E-Mails oder Telefonanrufe eingehen.